In het vorige blog ben je wellicht geëindigd met een lange lijst doenlijke taken. De volgende stap is de hele bak met taken en andere ‘belangrijke dingen’ ordenen in overzichtelijke categorieën.

Projecten

De eerste belangrijke categorie is: Projecten. Een project is iets dat je graag wilt bereiken waarvoor meer dan één actiestap nodig is. Het overzicht van je projecten geeft je goed inzicht in waar je zoal je kostbare tijd aan besteed. Het geeft je ook de mogelijkheid om je eens goed te bezinnen op of je je wel daadwerkelijk verbindt aan je project. Als een project alsmaar niet vooruit te branden is, kan het natuurlijk zijn dat je niet goed weet wat de volgende stap is. Maar het kan ook zijn dat je er eigenlijk al lang het nut niet meer van inziet, of er gewoon geen zin in hebt. Dan zou je natuurlijk kunnen overwegen om dat project gewoon van je lijst te schrappen, als dat binnen je mogelijkheden ligt.

Agenda
De dingen die op een specifieke dag of tijd moeten gebeuren zet je in een agenda. Spreekt voor zich.

Eerstvolgende actie
Om elk project een stap verder te krijgen, moet je weten wat die eerstvolgende stap dan daadwerkelijk is. Heel vaak wordt het onderscheid tussen een project en de eerstvolgende concrete actiestap die nodig is, niet gemaakt. Dan belanden onoverzichtelijke, ‘blubberige’  dingen als ‘rapport schrijven over X’ op een ‘to-do-lijstje’, om er vervolgens nooit meer af te komen. Het rapport schrijver over X is namelijk best lastig, er moet eerst informatie gezocht, er moeten mensen voor gebeld, er moet over gebrainstormd met derden, en nog duizend-en-een vage taakjes voor worden verricht. Het ‘beginnetje’ van de klus is lastig te vinden, en mede daarom wordt ie alsmaar doorgeschoven. Het is slim om te onderkennen dat ‘rapport schrijven over X’ een complex project is. En dat nadenken over wat de allereerste stap is die je moet doen net zozeer werk aan het rapport is, als het daadwerkelijke schrijven zelf. En wil je beweging in je projectenlijst, dan is het heel handig om een lijstje aan te leggen met eerstvolgende concrete actiestappen die bij elk van je projecten horen.

Wachten op
Soms moet je om je project een stap verder te krijgen eerst wachten op informatie of een reactie van iemand anders, of er moet eerst een boek aankomen dat je besteld hebt, of iets dergelijks. Dat soort dingen kun je op een ‘wachten-op’-lijstje zetten. Als je dat lijstje af en toe doorneemt, weet je zeker dat je niets vergeet, en kun je iemand als het al te lang duurt een herinnering geven. Je hoeft in elk geval niet ’s nachts wakker te schrikken omdat je iets vergeten bent van een project waarvan de bal tijdelijk bij een andere partij ligt.